Должностная инструкция для сотрудника. что нужно знать руководителю?

Бухгалтеру и не только

Поговорим сегодня о должностной инструкции и решим, какова ее необходимость для хорошего функционирования любой организации. Руководители малых предприятий зачастую формально подходят к тому, надо ли составлять должностную инструкцию на каждого сотрудника, считая это необязательным. Действительно, в Трудовом кодексе не раскрывается понятие должностной инструкции, тем не менее, пренебрегать этим документом не стоит.

Понятие должностной инструкции
Поскольку трудовое законодательство не содержит определения понятия должностной инструкции, обратимся к юридическим и экономическим словарям. Должностная инструкция — это документ, в котором кратко изложены основные задачи, требуемые навыки и полномочия различных должностей в организации.
Должностная инструкция относится к локальным нормативно-правовым актам, ее положения распространяются на ограниченный круг лиц. Она разрабатывается, как правило, кадровым работником при непосредственном участии руководителей структурных подразделений. Наличие таких инструкций позволяет:
— дать объективную оценку деятельности работника;
— обосновать наложение взысканий за неисполнение трудовых обязанностей;
— исключить дублирование действий при выполнении отдельных видов работ.

Значение должностной инструкции
Работодателю важно понять, для чего нужна должностная инструкция.
Данный документ четко регламентирует обязанности работника. Почему это важно?
Должностная инструкция:
— поможет оценить результаты трудовой активности персонала и принять верное решение относительно работника: перевести на другую более высокую должность, направить на переподготовку, зачислить в резерв, а может, и вовсе уволить;
— устанавливает требования к определенной должности (профессионально-квалификационные качества работника, например, машинописная скорость или знание иностранного языка, и личностные качества, например, уровень образования, стаж работы и т.д.);
— поможет отказать в приеме на работу лицам, которые не подходят по деловым качествам, если последние указаны в инструкции, а у кандидата отсутствуют;
— используется при разработке локальных актов по оплате труда, при этом учитываются такие содержащиеся в инструкции параметры, как квалификационный разряд, сложность работ, наличие материальной ответственности и др.;
— обосновывает затраты на привлечение сторонних специалистов.
Например, учреждение воспользовалось услугами стороннего юриста, имея в штате своего. Затраты на оплату данных услуг оно учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы не согласились с этим и обратились в суд, ссылаясь на необоснованность таких расходов. В данном случае доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного юриста. Тогда будет ясно, что сторонний специалист выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного. В судебной практике имеется немало дел, выигранных благодаря должностной инструкции.

Структура должностной инструкции
Единого документа, регламентирующего структуру должностной инструкции, нет, поэтому при ее составлении необходимо учитывать:
— уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции;
— имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности;
— нормативы трудозатрат на выполнение работы.
При распределении между работниками обязанностей нужно следить, чтобы не было их дублирования, и сохранялась последовательность совершения операций. Выполнение сложных задач лучше закрепить за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного исполнения возложенных на него обязанностей.
Чтобы определить содержание должностной инструкции, обратимся к Квалификационному Справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Он содержит квалификационные характеристики различных должностей, которые в силу п. 5 имеют три раздела:
— Должностные обязанности;
— Должен знать;
— Требования к квалификации.
Сведения в Справочнике постоянно обновляются. Как правило, должностная инструкция работника должна содержать следующие разделы:
1. Общие положения. В данном разделе имеет смысл указать точное наименование должности работника с целью определения ее роли в конкретных условиях деятельности учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения. Кроме этого, здесь можно отразить нормативные акты, которыми обязан руководствоваться работник помимо должностной инструкции, и подчиненность сотрудника.
Нелишним будет указание порядка замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и т.п.). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, поскольку отсутствие четкого указания должностных лиц, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу учреждения.
2. Требования к квалификации. Здесь отражается уровень образования, знаний, навыков и умений, соответствующих конкретной должности.
3. Должностные обязанности. В этом разделе подробно прописывается, что и как должен делать работник. Обязательно нужно определить содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника, и перечислить конкретные обязанности работника, исполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач. При этом лучше всего избегать расплывчатых фраз типа “должен способствовать развитию…” или “должен прилагать все усилия для…”, так как проконтролировать выполнение обязанностей и измерить результаты в данном случае практически невозможно.
4. Права работника. Здесь приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности сотрудника исходя из специфики его работы. Грамотно составленный данный раздел поможет в разрешении споров, возникающих между работниками учреждения.
5. Ответственность. В этом разделе нужно предусмотреть ответственность, как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав. В него можно включить фразу: «Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией».
Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Ее положения должны быть сформулированы кратко и четко: чем длиннее фраза, тем больше вероятность ее двусмысленного или противоречивого толкования. Отметим, что следует избегать:
— общих формулировок задач и функций, не позволяющих их конкретизировать и понять;
— возложения выполнения одних и тех же задач, функций на разных работников;
— отсутствия координации деятельности подразделений, работников (например, задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы друг с другом);
— нерациональности в распределении функций (то есть функции работника определены, но без учета реального объема работ, в результате получится либо перегрузка, либо недозагруженность работника).
Если к разработке должностной инструкции подходить формально, то реальное положение дел в учреждении будет отличаться от прописанного в инструкции, поэтому руководители вынуждены будут уделять много времени организации работы в отделах. В учреждениях, где должностные инструкции рассматриваются не как документы «для полок», а как эффективный организационный метод, следует не забывать периодически их обновлять.

Составление должностной инструкции
Поскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, ее необходимо составить соответствующим образом. Основные требования к оформлению документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Составленную должностную инструкцию нужно представить юристу для проверки на соответствие законодательству. Если в учреждении нет юриста, сделать это может сотрудник кадровой службы. Затем инструкция утверждается руководителем организации. Для этого издается приказ и на самой инструкции ставится гриф «Утверждено» и подпись руководителя.
Должностная инструкция вступает в силу после утверждения и действует до замены ее новой.
Важным элементом должностной инструкции является лист ознакомления, который составляется в произвольной форме.

Внесение изменений в должностную инструкцию
В процессе трудовой деятельности и ввиду изменений организационно-технического характера может потребоваться внести коррективы в должностную инструкцию. С такой инициативой в основном выступает руководитель структурного подразделения: изменения готовятся в письменном виде и направляются кадровой службе, чтобы та оценила их целесообразность и согласовала. При этом у работников кадровых служб достаточно часто возникает вопрос: нужно ли уведомлять сотрудника о предстоящих изменениях? Роструд в Письме от 31.10.2007 № 4412-6 высказал свою точку зрения по этому поводу, если внесение корректив в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст.57 ТК РФ), работника необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом. Изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение корректив в должностную инструкцию не влечет за собой необходимость изменений обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, в должностной инструкции бухгалтера ранее не было функций кассира, для включения их в документ необходимо письменное согласие работника.
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, нужно подготовить дополнительное соглашение и одновременно внести изменения в трудовой договор и должностную инструкцию.

В заключение
Как видите, процесс разработки должностной инструкции достаточно трудоемкий. Но потраченное время позволит получить отличный инструмент управления персоналом, который облегчит решение таких проблем, как аттестация, адаптация и мотивация персонала. В частности, если в инструкции прописано, что должен делать работник, в каких пределах и за что отвечать, кто его руководитель, то от работника будет гораздо меньше пассивности и ненужной инициативы. Поэтому рекомендуем подойти к разработке должностных инструкций творчески, учитывая при этом нормы трудового законодательства, а не ограничиваться типовыми инструкциями, скачанными из Интернета или правовой системы.

Людмила Кравчик, директор
ООО «НовочеркасскАудит-93».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *